Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją zadań, o których mowa w art. 12-13 ustawy z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” oraz w ustawie z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych jest Poczta Polska spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie przy ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa.

Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych: Jarosław Kopeć, Inspektor ochrony danych Poczta Polska S.A., ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, adres e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl

Kontakt z zastępcą inspektora ochrony danych osobowych: Iwona Bralczyk, Zastępca Inspektora ochrony danych Poczta Polska S.A., ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, adres e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl

1. Dane osobowe pozyskane w związku z realizacją usług mogą być przetwarzane w celu:

• ich realizacji (szczegółowe informacje dotyczące celu przetwarzania danych osobowych, kategorii przetwarzanych danych osobowych, ich źródła oraz okresu lub kryteriów ustalania okresu przetwarzania tych danych są dostępne w regulaminach poszczególnych usług podawanych do publicznej wiadomości. W przypadku usług, które nie mają odrębnych regulaminów, dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do ich realizacji na podstawie umowy zawartej z nadawcą),

• prowadzenia postępowań reklamacyjnych oraz skargowych,

• wystawiania faktur oraz dokumentów księgowych w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego,

• ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń (w tym windykacji lub sprzedaży wierzytelności),

• wypełnienia ciążących na Poczcie Polskiej S.A. obowiązków prawnych, wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – do czasu wypełnienia tych obowiązków,

• przedstawienia nadesłanej z zagranicy przesyłki do kontroli celnej i zgłoszenia towarów w niej umieszczonych do procedury dopuszczenia do obrotu pocztowego oraz obsługi przesyłki nadesłanej z zagranicy przeznaczonej do dalszej procedury celnej realizowanej przez adresata,

• badania opinii, potrzeb i satysfakcji Klientów, dotyczących produktów i usług, z zastrzeżeniem anonimowości wyników prowadzonych badań,

• dokonywania wewnętrznych czynności audytowych i kontrolnych (w szczególności obejmujących weryfikację jakości usług, efektywność procesów, bezpieczeństwo obrotu pocztowego, wykrywanie nadużyć i zapobiegania im),

• archiwizacji dokumentów,

na podstawie odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. c, d, f RODO.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

• realizacji usługi,

• 3 lat dla dokumentacji wytworzonej i zgromadzonej w związku z realizacją usługi, w tym dowody nadania i dowody odbioru, zestawienia ilościowo – wartościowe nadanych przesyłek, ewidencje przyjętych i wydanych przesyłek (począwszy od roku następującego po roku, w którym nadano przesyłkę) zgodnie z właściwą kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Poczty Polskiej S.A.

• niezbędny do przeprowadzenia postępowań reklamacyjnych a w przypadku złożenia reklamacji przez okres 5 lat (począwszy od roku następującego po roku, w którym zakończono rozpatrywanie reklamacji) zgodnie z właściwą kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Poczty Polskiej S.A. (w przypadku wydzielenia wybranej dokumentacji w ramach ekspertyzy archiwalnej, do materiałów archiwalnych, okres przechowywania wynosić będzie nie dłużej niż 25 lat, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowaniu dokumentacji archiwalnej),

• przechowywania dowodów – w przypadku publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) przez 36 miesięcy od dnia wystawienia dowodu, a w przypadku publicznej usługi hybrydowej (PUH) przez 18 miesięcy od dnia nadania przesyłki,

• wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego dla dokumentów finansowo-księgowych (dotyczy osób otrzymujących fakturę lub inny dokument księgowy),

• po którym przedawniają się roszczenia,

• 5 lat w przypadku dokonania zgłoszenia celnego przez Pocztę Polską S.A., tj. przedstawienia nadesłanej z zagranicy przesyłki do kontroli celnej i zgłoszenia towarów w niej umieszczonych do procedury dopuszczenia do obrotu pocztowego oraz obsługi przesyłki nadesłanej z zagranicy przeznaczonej do dalszej procedury celnej realizowanej przez adresata (począwszy od roku następującego po roku, w którym zakończono sprawę) zgodnie z właściwą kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Poczty Polskiej S.A.,

• 10 lat w przypadku postępowań skargowych (począwszy od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy) zgodnie z właściwą kategorią archiwalną określoną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Poczty Polskiej S.A., a w przypadku wydzielenia wybranej dokumentacji w ramach ekspertyzy archiwalnej, do kategorii materiałów archiwalnych, okres przechowywania wynosić będzie nie dłużej niż 25 lat, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowaniu dokumentacji archiwalnej,

• do momentu wniesienia sprzeciwu, jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Poczty Polskiej S.A.

• nie dłużej niż przez okres pięciu lat licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku uregulowania wszystkich wierzytelności lub ich wygaszenia w inny sposób.

2. Dane osobowe osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych będą przetwarzane w celu realizacji zadań, wynikających z ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Usunięcie danych osobowych osób fizycznych po wyrejestrowaniu odbiornika następuje po upływie 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano wyrejestrowania tego odbiornika, pod warunkiem braku zadłużenia w opłatach abonamentowych i gdy nie toczą się postępowania w sprawie zaległości w uiszczaniu opłat abonamentowych albo postępowania egzekucyjne. W przypadku spłaty zadłużenia w opłatach abonamentowych lub zakończenia toczących się postępowań, usunięcie danych osobowych nastąpi po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło wygaśnięcie zobowiązania.

3. Monitoring wizyjny

Placówki pocztowe, w których stosowany jest monitoring wizyjny (telewizja przemysłowa) w celu ochrony osób i mienia (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO), są przy wejściu odpowiednio oznakowane. Obraz jest nagrywany i przechowywany do 3 miesięcy (chyba, że stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym przez organy ścigania, wówczas ten okres ulega przedłużeniu do czasu jego prawomocnego zakończenia) oraz wykorzystywany w przypadku potrzeby analizy incydentów bezpieczeństwa.

Źródłem danych osobowych:

• osób korzystających z usług Poczty Polskiej S.A. jest nadawca (np. paczki, przekazu, przesyłki pocztowej, PURDE lub PUH) w zakresie niezbędnym do realizacji określonej usługi,

• osób korzystających z PURDE i PUH jest minister właściwy do spraw informatyzacji oraz minister właściwy do spraw gospodarki, zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych,

• w przypadku pokwitowania odbioru na urządzeniu mobilnym, odnotowywane są parametry, takie jak: współrzędne x i y punktu, czas zaznaczenia punktu, siła i nacisk oraz przybliżone dane geolokalizacyjne,

• osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych są abonenci (osoby rejestrujące odbiornik RTV), rejestr Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Poczta Polska S.A. weryfikuje lub uzupełnia kategorie danych w posiadanej bazie abonentów w zakresie: imię, nazwisko, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, data urodzenia), oraz Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji (w zakresie informacji o umorzeniu zaległości w płatności opłat abonamentowych, odsetek za zwłokę w ich uiszczaniu oraz opłaty nałożonej w przypadku stwierdzenia używania niezarejestrowanego odbiornika radiofonicznego lub telewizyjnego i odsetek za zwłokę w jej uiszczeniu),

• w związku z przedstawieniem nadesłanej z zagranicy przesyłki do kontroli celnej i zgłoszenia towarów w niej umieszczonych do procedury dopuszczenia do obrotu pocztowego oraz obsługi przesyłki nadesłanej z zagranicy przeznaczonej do dalszej procedury celnej realizowanej przez adresata jest nadawca, operator kraju nadania oraz Krajowa Administracja Skarbowa w zakresie Poświadczonego Zgłoszenia Celnego,

• przetwarzanych w celu ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń mogą być źródła publicznie dostępne (tj.: CEIDG, KRS, MSiG, KRZ, EUKW, biura informacji gospodarczej, biura informacji kredytowej), rejestr PESEL, rejestr REGON, organy prowadzące postępowania egzekucyjne (cywilne i administracyjne), administracyjne, sądowoadministracyjne, sądowe, upadłościowe, naprawcze, restrukturyzacyjne oraz postępowania karne. Kategorie danych osobowych obejmują aktualne dane zawarte w wyciągu z tych rejestrów oraz informacje zawarte w dokumentach potwierdzających istnienie wierzytelności.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne ale niezbędne do korzystania ze świadczonych przez Pocztę Polską S.A. usług oraz rozpatrywania i załatwiania wniosków, podań i innych wystąpień.

Obowiązek podania danych osobowych może wynikać z przepisów prawa: ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych oraz ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Organem nadzorczym, właściwym w sprawie ochrony danych, do którego przysługuje prawo wniesienia skargi, jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

• nadawcy (otrzymujący dane odbiorcy przesyłki w przypadku skorzystania przez nich z opcji potwierdzenia obioru lub elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO – zawierające m.in. współrzędne x i y punktu, czas zaznaczenia punktu, siłę i nacisk, przybliżone dane geolokalizacyjne), w przypadku dowodu otrzymania w usłudze PURDE, a także w związku z odpowiedzią udzieloną na złożoną reklamację, jeżeli będzie to uzasadnione),

• agenci pocztowi (w przypadku korzystania przez Panią/Pana z usług agencji pocztowej),

• podwykonawcy Poczty Polskiej S.A. w przypadku, w którym usługa jest realizowana z udziałem podmiotu przetwarzającego (sortowanie, przemieszczanie, doręczanie przesyłek, obsługa systemu teleinformatycznego),

• inni operatorzy pocztowi w celu przekazania informacji o zmianie adresu (na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody) oraz przekazywania zwrotów właściwym operatorom pocztowym, którzy zamieścili na przesyłkach informacje potwierdzające przyjęcie przez nich opłaty za usługę pocztową (na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe),

• inni dostawcy usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w przypadku, gdy adresat przesyłki nadanej w ramach PURDE posiada adres do doręczeń elektronicznych u danego dostawcy,

• dostawcy usług płatniczych w przypadku, w którym usługa jest realizowana za pośrednictwem innego dostawcy usług płatniczych w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych,

• Krajowa Administracja Skarbowa oraz Komisja Europejska w celu dokonania zgłoszenia celnego przez Pocztę Polską S.A.,

• organy podatkowe (w przypadku poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od emerytur i rent otrzymywanych od zagranicznych instytucji przez polskich rezydentów podatkowych zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa),

• Generalny Inspektor Informacji Finansowej lub Prokuratura (w przypadku wykonywania obowiązków wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu),

• przedsiębiorcy zajmujący się świadczeniem usług związanych z zarządzaniem wierzytelnościami i windykacją roszczeń, rejestry dłużników (BIG, KRD),

• przedsiębiorcy zajmujący się świadczeniem usług związanych z zarządzaniem wierzytelnościami i windykacją roszczeń, obsługą prawną, usługami doradczymi i audytowymi, nabywcy wierzytelności, rejestry dłużników (tj.: KRZ, biura informacji gospodarczej, biura informacji kredytowej), organy prowadzące postępowania egzekucyjne (cywilne i administracyjne), sądowe, sądowoadministracyjne, administracyjne, upadłościowe, naprawcze, restrukturyzacyjne oraz postępowania karne, organy administracji skarbowej i inne organy państwowe, a także inne podmioty na podstawie przepisów prawa,

• podmioty świadczące usługi audytowe, doradcze, pomoc prawną, agencje badawcze działające w imieniu i na rzecz Poczty Polskiej S.A.,

• naczelnicy urzędów skarbowych w przypadku konieczności egzekucji opłat abonamentowych, jak również organy sądowe w ramach prowadzonych postępowań,

• Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji na podstawie ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych w celu umorzenia zaległości w płatności opłat abonamentowych, odsetek za zwłokę w ich uiszczaniu oraz opłaty nałożonej w przypadku stwierdzenia używania niezarejestrowanego odbiornika radiofonicznego lub telewizyjnego i odsetek za zwłokę w jej uiszczeniu,

• Telewizja Polska Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (TVP) w związku z dostępem abonenta lub osoby zwolnionej z obowiązku uiszczania opłat abonamentowych do prowadzonego przez TVP serwisu VoD (przekazanie danych do TVP odbywa się wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody przez osobę, której dane dotyczą),

• archiwum państwowe – w przypadku wytworzenia materiałów archiwalnych przeznaczonych do wieczystego przechowywania,

• organy kontroli (w przypadku objęcia kontrolą danej operacji przetwarzania danych osobowych przez NIK, UKE albo inny uprawniony organ).

Dane osobowe mogą być przekazane do państwa trzeciego, tj.:

• operatorom pocztowym w przypadku przesyłek zagranicznych (kraju przeznaczenia bądź nadania) w celu:

• realizacji usługi,

• uzyskania informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji na podstawie Światowej Konwencji Pocztowej (sporządzonej w Dausze dnia 11 października 2012 r., Dz.U. z 2015 r. poz. 1522),

• operatorom pocztowym i bankom w przypadku przekazów zagranicznych (kraju przeznaczenia bądź nadania) w celu:

– realizacji usługi,

– uzyskania informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji,

• na podstawie Światowej Konwencji Pocztowej (sporządzonej w Dausze dnia 11 października 2012 r., Dz.U. z 2015 r. poz. 1522) oraz na podstawie ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych,

• organom celnym w kraju przeznaczenia (w celu zrealizowania obowiązku nałożonego na Pocztę Polską S.A. jako administratora danych na podstawie przepisów prawa),

• Stanom Zjednoczonym Ameryki Północnej na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r., stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, zapewniony przez „Ramy ochrony danych UE-USA” (EU-US Data Privacy Framework), w związku z korzystaniem przez administratora z rozwiązań chmurowych dostarczanych przez firmę Microsoft. Wykaz podmiotów, które przystąpiły do programu „Ram ochrony danych UE-USA” dostępny jest pod adresem: Participant Search (dataprivacyframework.gov)

• dostępu do danych osobowych. W celu skorzystania z tego prawa należy złożyć wniosek o otrzymanie informacji, czy Poczta Polska S.A. przetwarza Pani/Pana dane osobowe. Wniosek powinien zawierać dane umożliwiające identyfikację wnioskodawcy: w przypadku korzystania z usług Poczty Polskiej S.A.: imię nazwisko i adres a także opcjonalnie dodatkowo: numer telefonu, adres e-mail, rodzaj usługi: przesyłka listowa, przesyłka paczkowa, przesyłka kurierska, przekaz pieniężny, usługa płatnicza, wpłata na rachunek bankowy, usługi filatelistyczne, skrytka pocztowa, inne – w zależności od usługi, której dotyczy wniosek. W przypadku osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych: imię i nazwisko, nr PESEL oraz nr INI (8-cyfrowy numer identyfikacyjny abonenta); przypadku braku nr INI: imię i nazwisko, nr PESEL oraz adres. Uwaga: W przypadku dokumentacji archiwalnej prawo dostępu do danych osobowych (tj. potwierdzenie, czy przetwarzane są dane osobowe a także uzyskanie kopii tych danych) następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

• do sprostowania danych osobowych. Przy czym w przypadku korzystania z usług Poczty Polskiej S.A. realizacja tego prawa odbywa się poprzez żądanie zmiany umowy o świadczenie usługi w zakresie zwrotu, zmiany adresu, zmiany adresata w terminie wynikającym z ustawy Prawo pocztowe. W przypadku osób zobowiązanych lub zwolnionych z uiszczania opłat abonamentowych informacja o zmianie danych osobowych dokonywana jest na odrębnym formularzu, dostępnym w placówkach pocztowych oraz na stronie internetowej Poczty Polskiej S.A. w zakładce Abonament RTV.

• do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym). W celu skorzystania z tego prawa należy wskazać proces, którego dotyczy wniosek i okoliczności uzasadniające usunięcie danych, np. dane nie są już niezbędne do realizacji procesu reklamacyjnego, dla których zostały zebrane i nie występują podstawy prawne do dalszego przetwarzania danych ( upłynęły okresy archiwalne). Prawo do usunięcia danych osobowych zostanie zrealizowane wyłącznie w przypadku, w którym Poczta Polska S.A. nie będzie miała podstaw prawnych do dalszego przetwarzania danych. Dane osobowe nie będą mogły zostać usunięte np. w przypadku, w którym przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest niezbędne do realizacji usługi uiszczania opłat abonamentowych albo do celów archiwalnych.

• do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. W celu skorzystania z tego prawa powinna Pani/Pan wskazać proces, którego dotyczy wniosek i wystąpienie jednej z przesłanek określonych w art. 18 RODO.

• do przenoszenia danych osobowych. W celu skorzystania z tego prawa należy zwrócić się z wnioskiem o otrzymanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących, które zostały przez Panią/Pana dostarczone Poczcie Polskiej S.A. Prawo do przenoszenia danych osobowych zostanie zrealizowane wyłącznie w przypadku, w którym Poczta Polska S.A. przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.

• do cofnięcia zgody. Jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), może ona w dowolnym momencie zostać wycofana (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem takiej zgody). W pierwszej kolejności zgodę należy wycofać w sposób wskazany przy jej wyrażaniu (np. na dedykowany adres e-mail). W przypadku, w którym nie pamięta Pani/Pan sposobu, w jaki zgodę można wycofać, należy wskazać proces, w ramach którego zgoda została pozyskana, np. zgoda na przyszłe rekrutacje.

• do sprzeciwu. W celu skorzystania z tego prawa należy złożyć sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w przypadku, jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego. W szczególnych sytuacjach może Pani/Pan wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych (w tym profilowania), jeśli podstawą ich przetwarzania jest wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub prawnie uzasadniony interes Poczty Polskiej S.A. (w takiej sytuacji Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w przypadku wykazania, że istnieją ważne prawnie uzasadnione interesy, które będą nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń).